Inobiz Integritetspolicy
Uppdaterad: 2018-06-28
Bakgrund
Inobiz AB behandlar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (GDPR, General Data Protection Regulation).
För att det ska vara tillåtet att behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund. I denna integritetspolicy beskrivs hur Inobiz AB ( ”Inobiz” , ”vi”, ”oss”) fullföljer de förpliktelser som följer av dataskyddsförordningen.
I denna integritetspolicy beskrivs hur Inobiz samlar in och behandlar personuppgifter. Policyn beskriver ändamålet med behandlingen, hur länge behandlingen sker, hur informationen används och vem som får ta del av den. I tillägg till detta beskrivs också hur din information skyddas, vilka rättigheter du har avseende dina personuppgifter och hur du kommer i kontakt med oss. Vid frågor om Inobiz integritetsskydd är du alltid välkommen att kontakta oss genom att skicka e-post till support@inobiz.se.
Grundläggande begrepp
I dataskyddsförordningen används följande begrepp vars betydelse och tillämpning även ska gälla denna integritetspolicy.
Personuppgifter: varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (nedan kallad en registrerad), varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personen.
Behandling: en åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller inte, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
Personuppgiftsansvarig: en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter; om ändamålen och medlen för behandlingen bestäms av unionsrätten eller medlemsstaternas nationella rätt kan den personuppgiftsansvarige eller de särskilda kriterierna för hur denne ska utses föreskrivas i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt.
Personuppgiftsbiträde: en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.
Tredje part: en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller organ som inte är den registrerade, den personuppgiftsansvarige, personuppgiftsbiträdet eller de personer som under den personuppgiftsansvariges eller personuppgiftsbiträdets direkta ansvar är behöriga att behandla personuppgifterna.
Personuppgiftsincident: en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats.
Ändring av integritetspolicy
Inobiz förbehåller sig rätten att ändra denna integritetspolicy. Om policyn ändras kommer du att informeras om förändringen påverkar behandlingen av dina personuppgifter. Senaste versionen av Inobiz integritetspolicy finns alltid tillgänglig på http://www.inobiz.se/om-inobiz/integritetspolicy. Högst upp på första sidan av denna policy ser du datum för senaste uppdatering.
Inobiz behandling av personuppgifter
Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud
Inobiz AB (organisationsnummer: 556530-5215) är personuppgiftsansvarig och ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter hos Inobiz, vilket innebär att Inobiz är ansvarig för att dina uppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning. Inobiz kan komma att lämna ut personuppgifter till samarbetspartners (personuppgiftsbiträden), men de har då inte rätt att behandla uppgifterna för andra syften än Inobiz och endast enligt Inobiz uttryckliga instruktioner. Inobiz kontaktuppgifter finner du sist i denna integritetspolicy.
Inobiz har utsett ett dataskyddsombud (”Dataskyddsombudet”). Dataskyddsombudet har bland annat till uppgift att övervaka att Inobiz behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter är support@inobiz.se.
Rättslig grund – avtal, rättslig förpliktelse, samtycke eller intresseavvägning
Det finns flera olika rättsliga grunder som ger Inobiz rätt att behandla dina personuppgifter. Att fullgöra ett avtal som finns upprättat med dig är en rättslig grund. Andra rättsliga grunder är för att fullgöra en rättslig förpliktelse t.ex. enligt bokföringslagen, inhämtande av samtycke eller genom en intresseavvägning.
Har Inobiz inhämtat ett samtycke från dig kan du när som helst, helt eller delvis, återkalla ditt samtycke.
En intresseavvägning innebär att Inobiz behandling av dina personuppgifter endast är tillåten om Inobiz intresse att behandla personuppgiften anses väga tyngre än ditt intresse av integritetsskydd. Vänligen notera att du alltid har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som baseras på en intresseavvägning.
Personuppgifter som lagras och samlas in
Inobiz samlar in och lagrar information om dig som du själv lämnar till Inobiz. Den information som samlas in om dig omfattar både sådan information som du själv har lämnat till oss, eller din arbetsgivare eller till tredje part samt sådan information som samlas in automatiskt vid användning av vår hemsida och digitala kanaler. De typer av personuppgifter som lagras och samlas in är:
- Person– och kontaktinformation: Namn, titel, telefon-/mobilnummer (arbete), e-post;
- Enhetsinformation: Cookies eller liknande; och andra personuppgifter som du väljer att lämna till oss t.ex. profilbild.
Ändamål och rättslig grund av personuppgiftsbehandling
Det främsta syftet med att behandla dina personuppgifter är för att Inobiz ska kunna uppfylla våra åtaganden gentemot dig som användare och din arbetsgivare som kund, samt för att utveckla, upprätthålla och kvalitetssäkra Inobiz processer och verksamhet. Nedan följer en närmare beskrivning av våra olika typer av behandlingar av dina personuppgifter och den rättsliga grunden kopplad till respektive ändamål.
ILMA – Inobiz License Manager
Kategorier av personuppgifter:
- Person- och kontaktinformation
Syfte med behandlingen:
- För att på ett säkert och ändamålsenligt sätt kunna administrera och tillhandahålla licenser för våra dataintegrationsprodukter Inobiz DS/IS/RT (ILMA – Inobiz License Manager).
Laglig grund:
- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med din arbetsgivare.
Zendesk - Support- och ärendehantering
Kategorier av personuppgifter:
- Person- och kontaktinformation
Syfte med behandlingen:
- För att kunna hålla kontakten med dig avseende t.ex. besvarande av frågor via e-post eller via kundservice.
Laglig grund:
- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med din arbetsgivare och dig som användare av våra tjänster, hos Inobiz.
Superoffice - Kundvård
Kategorier av personuppgifter:
- Person- och kontaktinformation
Syfte med behandlingen:
- För att kunna möjliggöra kundvård och försäljning, inklusive utskick av nyhetsbrev och seminarieinbjudningar.
Laglig grund:
- Behandlingen är nödvändig för Inobiz berättigade intresse av att driva kundvård och försäljning av sina tjänster till dig (intresseavvägning).
Formstack - Order
Kategorier av personuppgifter:
- Person- och kontaktinformation
Syfte med behandlingen:
- För att kunna möjliggöra beställning av licenser online via inobiz.se.
Laglig grund:
- Behandlingen är nödvändig för Inobiz berättigade intresse av att administrera beställningar av licenser (intresseavvägning).
Visma - Administration
Kategorier av personuppgifter:
- Person- och kontaktinformation
Syfte med behandlingen:
- För att kunna uppfylla författningsreglerade krav, bokförings- och säkerhetskrav.
Laglig grund:
- Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Inobiz rättsliga förpliktelser.
Överföring av personuppgifter
Inobiz strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Inobiz överför inte dina personuppgifter till land utanför EU/EES utöver vad som anges nedan. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Inobiz att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES. I egenskap av personuppgiftsansvarig tar Inobiz ansvar för att det upprättas personuppgiftsbiträdesavtal med tredje part om personuppgifter blir föremål för behandling utanför Inobiz, samt för att bara anlita personuppgiftsbiträden som ger tillräckliga garantier om att dina personuppgifter skyddas på ett lämpligt sätt.
Inobiz lämnar ut personuppgifter till tredje part i situationer då detta är en lagstadgad skyldighet eller för att fullfölja Inobiz åtagande mot dig som kund. Dina personuppgifter kommer inte att överföras eller säljas till tredje part i reklamsyfte.
Inobiz har säkerställt att dina rättigheter garanteras vid eventuell överföring till USA genom att alltid använda underleverantörer anslutna till EU-US Privacy Shield. Mer information finns tillgänglig på www.privacyshield.gov.
Enligt ett beslut från EU-kommissionen är det tillåtet för personuppgiftsansvariga i EU att överföra personuppgifter till mottagare som har anslutit sig till Privacy Shield – för mer information se Datainspektionen.
Underleverantörer idag till Inobiz som omfattas av EU-US Privacy Shield är; Zendesk och Formstack.
Dina rättigheter
När Inobiz behandlar dina personuppgifter har du vissa lagstadgade rättigheter som rör dina personuppgifter och du har möjlighet att påverka Inobiz behandling av dina personuppgifter och vad som sparas.
För att åberopa dessa rättigheter skickar du ett e-post till support@inobiz.se rubricerat med ‘Personuppgifter – tillgångsförfrågan’ och ber att få ett utdrag med i vilka system och med vilken data du förekommer.
Dessutom vill vi veta om du vill ändra dina uppgifter, radera dem eller dra nytta av någon annan rättighet (se nedan).
Rätt till information
I denna integritetspolicy beskrivs hur dina personuppgifter behandlas hos Inobiz och den finns alltid tillgänglig på http://www.inobiz.se/om-inobiz/integritetspolicy.
Du ska få denna information både när uppgifter om dig samlas in och när du själv begär det. Därutöver finns det vissa tillfällen när särskild information ska ges till dig, till exempel om det inträffar ett dataintrång eller liknande (en personuppgiftsincident) och det finns risk för till exempel identitetsstöld eller bedrägeri.
Begäran om utdrag
Du har utan kostnad rätt att begära ut ett utdrag över vilka av dina personuppgifter som Inobiz har registrerade. Detta utdrag innehåller också information om hur dessa personuppgifter behandlas, för vilka ändamål personuppgifterna behandlas och hur länge de kommer att sparas.
Begäran om rättelse
Du har alltid rätt att vända dig till Inobiz, som personuppgiftsansvarig, för att få dina uppgifter rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Om uppgifter rättas på din begäran måste Inobiz säkerställa att tredje part, som dina uppgifter lämnats ut till, får information om rättelsen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats.
Begäran om radering
Du har rätt att vända dig till Inobiz och be om att de uppgifter som avser dig raderas. Personuppgifterna måste raderas i följande fall:
– Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;
– Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket;
– Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter sig att uppgifterna behandlas;
– Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;
– Om personuppgifterna har behandlats olagligt; eller
– Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.
– Om du begär att dina uppgifter raderas måste Inobiz också informera dem som Inobiz har lämnat ut uppgifter till om raderingen.
Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats. Inobiz är i vissa fall skyldig att behandla dina personuppgifter trots att du har begärt att dessa ska tas bort.
Rätt till dataportabilitet
Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
Rätt till begränsning av behandling
Under vissa omständigheter kan du begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter samt en rätt att invända mot behandlingen under de förutsättningar som tillämplig personuppgiftslagstiftning medger (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig).
Rätt att klaga hos tillsynsmyndighet
Om du anser att Inobiz behandlar uppgifter om dig i strid med dataskyddsförordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen (som kommer att ändra namn till Integritetsskyddsmyndigheten under 2018). Datainspektionen tar del av alla klagomål och bedömer om tillsyn ska inledas och lämnar därefter besked till dig som fört fram klagomålet. Datainspektionen måste meddela om tillsyn ska inledas eller inte inom tre månader efter att ha tagit emot klagomålet. Om du som klagande inte får besked inom den tiden, kan du vända dig till domstol för att begära besked.
Skydd av information
Inobiz målsättning är att du alltid ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Inobiz. Inobiz har därför vidtagit tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Inobiz kommer inte att lämna ut dina uppgifter till någon annan, annat än vad som uttryckligen följer av denna integritetspolicy.
För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder Inobiz sig av datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och lösenordsskydd enligt branschstandard. För att säkerställa integriteten för de personuppgifter som du lämnar via Internet kan Inobiz komma att använda krypteringsteknik när Inobiz överför sådana personuppgifter över Internet till Inobiz servrar. Inobiz säkerhetsrutiner uppdateras ständigt i takt med den tekniska utvecklingen.
Bevarande och gallring
Dina personuppgifter kommer att lagras av Inobiz endast under den period det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål som uppgifterna samlades in för eller så länge Inobiz är skyldig att lagra dina personuppgifter enligt lag eller för att bevaka Inobiz rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process. Därefter kommer dina personuppgifter att raderas.
Användning av cookies
Inobiz använder cookiesliknande tekniker i syfte att tillhandahålla vissa funktioner på webbplatsen www.inobiz.se samt för att förbättra vår webbplats och att leverera en bättre och mer personlig service. Informationen lagras i form av en fil innehållande krypterad inloggningsdata. Informationen används för automatisk inloggning och för att komma ihåg eventuella val av inställningar på webbplatsen. Inobiz använder cookies i enlighet med branschstandard se minacookies, (IAB Sverige – Organisationen för Svenska Interaktiva marknadsaktörer).
Länkar till andra hemsidor
På www.inobiz.se kan det förekomma länkar till externa webbsidor som Inobiz inte har bestämmande inflytande över. Dessa omfattas inte av denna integritetspolicy. Inobiz tar inget ansvar för innehållet på de hemsidor som länkas till från www.inobiz.se.
Kontakta oss
Om du har frågor eller kommentarer gällande integritetspolicyn skicka e-post till support@inobiz.se (ange rubriken Integritetspolicyn).
Inobiz AB
Dataskyddsombud
Organisationsnummer:
556530-5213
Adress:
Kungsgatan 54
Box 2067
103 12 Stockholm
Telefon: 08 – 54 54 54 20
E-post: support@inobiz.se